Jakmile skončí prázdniny, začíná se účetní oddělení připravovat na roční závěrku a následný audit. Jednou z nejméně oblíbených, nicméně nutných činností, je inventura majetku a závazků a následná inventarizace.

Pojďme si zopakovat základní pojmy a připomenout, jak inventarizace probíhá.

Inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku. Fyzickou inventurou se zjišťuje stav majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci. Fyzická inventura se provádí počítáním, měřením, vážením a dalšími obdobnými způsoby, případně se mohou využívat účetní záznamy, které prokazují jeho existenci.

Dokladovou inventurou se zjišťuje stav majetku, u kterého vizuálně nelze zjistit jeho existenci. U nehmotného majetku se například kontroluje projektová dokumentace, licenční smlouvy, u pohledávek a závazků se prohlíží saldokonta, u jiných aktiv a závazků se volí jiná vhodná metoda tak, aby u veškerých aktiv a závazků byla k rozvahovému dni ověřena jejich existence.  Na základě vyhodnocení těchto informací mohou být následně vytvořeny opravné položky k zásobám, jejich odpis apod. Jenom připomínáme, že obsah inventurního zápisu je upraven zákonem o účetnictví. Je tedy třeba věnovat pozornost tomu, zda formuláře používané při fyzické inventuře obsahují náležitosti, které vyžaduje zákon.

Inventarizace

Po skutečném „počítání“ nastává druhá fáze procesu – inventarizace. Tou rozumíme porovnání skutečného stavu majetku a závazků, který byl zjištěn inventurou, a jeho stavu účetního. Porovnáním skutečného stavu a stavu účetního mohou vzniknout inventarizační rozdíly, které je třeba zaúčtovat do období, za které se inventura provádí.

Periodická inventarizace se provádí k okamžiku, ke kterému je sestavována účetní závěrka. Účetní jednotky mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit ji nejpozději dva měsíce po něm. Nicméně se předpokládá ověření veškerého majetku k jednomu okamžiku. Při velkém množství položek dlouhodobého majetku nebo zásob, kdy navíc dochází k pohybu majetku a zastavení provozu není z obchodních důvodů kvůli inventarizaci vhodné, je možné zvážit provádění průběžné inventarizace. Zatížení společnosti je rozloženo do celého roku, nemusí vázat tak velké množství zaměstnanců jako při „jednorázové“ inventarizaci, případně může mít i další efekty.

Podmínkou pro volbu průběžné inventarizace je u zásob skutečnost, že se účtují podle druhů, míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob. U dlouhodobého hmotného movitého majetku je to skutečnost, že je, vzhledem k funkci, kterou plní, v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.

Zaúčtování inventarizačních rozdílů

Na závěr procesu, v jehož průběhu se snaží zodpovědní zaměstnanci ve spolupráci s účetním útvarem vysvětlit vzniklé rozdíly, se vytvoří dokument – například inventurní protokol. Ten obsahuje porovnání inventurních seznamů se stavem účetním, vyčíslení rozdílů a návrh na jejich řešení. Vedení společnosti vzniklé rozdíly posoudí, rozhodne o jejich vypořádání a na základě tohoto rozhodnutí dojde k finálnímu zaúčtování výsledků inventarizace. Tento dokument se spolu s inventurními soupisy archivuje podle zákona o účetnictví po dobu pěti let.

 

Zdroj: edu.deloitte.cz/