Jaké povinnosti a úkony musíme provést před nástupem samotného zaměstnance (bez specifik cizinců):
- vstupní lékařská prohlídka zaměstnance,
- uzavření pracovní smlouvy,
- správné uchovávání osobních údajů – seznámení zaměstnance s pravidly o uchování osobních údajů,
- seznámení se s případnými exekucemi zaměstnance,
- povinné školení zaměstnance – bezpečnost a ochrana zdraví při práci,
- uzavření případně dohody o „hmotné odpovědnosti“,
- zajištění podpisu prohlášení k dani.
Ke všem výše zmíněným povinnostem může pomoci dobře zpracovaný vstupní formulář zaměstnance.
Registrační povinnost vůči úřadům na základě pracovní smlouvy (bez specifik cizinců):
1/ Přihláška zaměstnavatele (NOVÉHO) do registru (správy sociálního zabezpečení)
Do osmi kalendářních dnů od zaměstnání prvního zaměstnance se musí zaměstnavatel registrovat na příslušné správě sociálního zabezpečení.
Formulář je poměrně jednoduchý – vyplňují se základní identifikační údaje o zaměstnavateli. Při případné změně těchto údajů, je opět zaměstnavatel nahlásí do osmi kalendářních dnů.
Jako den vzniku zaměstnavatele uvedeme ve formuláři den nástupu prvního zaměstnance – ostatní vyplňované kolonky nikoho asi moc nevyvedou z míry – pokud ano, součástí formuláře je i poučení a návod k vyplnění.
Poté, co je zaměstnavatel zaregistrovaný, obdrží variabilní symbol zaměstnavatele (pod kterým zasílá platby pojistného a vyplňuje ho na všech dalších formulářích).
Tiskopis pro elektronické vyplnění i tiskopis pro ruční vyplnění je k dispozici na webu České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ).
Přihlášku je taky možné vygenerovat přímo v programu Pohoda, který naše společnost využívá, v agendě Správa sociálního zabezpečení dostupné v nabídce Mzdy/Seznamy. V agendě vybereme příslušnou správu sociálního zabezpečení a v tiskových sestavách zvolíme formulář Přihláška do registru zaměstnavatelů.
2. Přihláška zaměstnavatele (NOVÉHO) u příslušné zdravotní pojišťovny
Se zaměstnáním prvního zaměstnance musíme přihlásit zaměstnavatele i u zdravotní pojišťovny, u které je registrovaný tento zaměstnanec. U každého nového zaměstnance, který je registrovaný u jiné zdravotní pojišťovny, zaregistrujeme zaměstnavatele taky u této zdravotní pojišťovny.
Ve formuláři zase vyplňujeme základní identifikační údaje.
Tiskopisy jsou k dispozici na webových stránkách každé zdravotní pojišťovny.
K dispozici jsou jak formuláře pro ruční vyplnění, tak pro elektronické. V některých prohlížečích nejdou všechny formuláře otevřít – nejdříve je třeba si je uložit a pak teprve otevřít.
Přihlášku je taky možné vygenerovat přímo také opět v programu Pohoda v agendě Zdravotní pojišťovny – dostupné v nabídce Mzdy/Seznamy. V agendě vybereme příslušnou zdravotní pojišťovnu a v tiskových sestavách zvolíme formulář Přihláška a evidenční list zaměstnavatele.
3. Přihláška zaměstnance na českou správu sociálního zabezpečení
Do osmi kalendářních dnů od nástupu zaměstnance je třeba tohoto zaměstnance přihlásit na české správě sociálního zabezpečení. Je třeba vyplnit příslušný formulář „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ a tento formulář zaslat elektronicky. Vyplnění formuláře není složité; vyplňují se základní identifikační údaje o zaměstnavateli a zaměstnanci.
Nicméně u prvního hlášeného zaměstnance není prakticky možné dodržet zákonný termín a přihlásit ho do zmíněných osmi kalendářních dnů. Nejprve přihlašujeme zaměstnavatele a čekáme na obdržení variabilního symbolu (bez kterého přihlášku zaměstnance nelze elektronicky odeslat) – přidělení variabilního symbolu trvá většinou mnohem déle než osm kalendářních dnů.
V záhlaví tiskopisu vyplníme „typ akce – 1 – nástup“ – vyplnění zbývajících polí formuláře není složité.
Tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání najdeme opět na webu ČSSZ.
V programu Pohoda postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci. V nabídce Záznam zvolíme povel Podání ONZ… a vyplníme průvodce. Po jeho dokončení se otevře agenda Podání ONZ s vytvořeným záznamem, který lze prostřednictvím volby Záznam/Odeslání ONZ… uložit a odeslat.
Pokud chceme odeslat přihlášku pouze pro jednoho zaměstnance, je potřeba před vytvořením podání ONZ provést výběr tohoto zaměstnance v agendě Personalistika.
4. Přihláška zaměstnance na příslušnou zdravotní pojišťovnu
Přihláška nového zaměstnance se provádí na formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Tento formulář je velmi podobný u všech zdravotních pojišťoven.
V poli Období vyplníme měsíc, za který přihlášku podáváme – můžeme přihlásit i více zaměstnanců na jednom formuláři v příslušném kalendářním měsíci, dále vyplníme kód „P – nástup zaměstnance do zaměstnání“ a další potřebné údaje.
V programu Pohoda postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci (pokud ještě nemáme zadáno). V záložce Evidence podání pravým tlačítkem myši vložíme hlášení na zdravotní pojišťovnu, vyplníme kód P – nástup a doplníme datum nástupu (datum změny) a uložíme. Dále v tiskových sestavách vybereme sestavu Hromadné oznámení zaměstnavatele.
Lze ještě použít funkci přes Záznam/Hromadné hlášení změn…, která umožní hlášení změn hromadně pro více zaměstnanců najednou. Je možné tak hlásit jen některé změny (např. přihlášení s kódem P), přes funkci ze záložky Evidence podání lze hlásit i další změny.
5. Úrazové pojištění
Toto pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání je povinný hradit každý zaměstnavatel.
Přihlášku je možné vyplnit online. Po vyplnění kódu CZ-NACE – klasifikace ekonomických činností – zjistíme i sazbu pojistného.
V programu Pohoda se po vystavení mezd za požadované čtvrtletí v agendě Mzdy/Personalistika z nabídky Záznam zvolí povel Úrazové pojištění a poté se automaticky závazek vytvoří a zaúčtuje do agendy Fakturace/Ostatní závazky.
Zdroj: portal.pohoda.cz/