Podnikání, to je i zákonná povinnost archivovat důležité dokumenty. Některé stačí uschovat na 5, další na 10 a některé i na 30 let.
Právní úprava ohledně stanovení minimální doby uchování různých dokladů je obsažena v několika zákonech. Jde například o zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákon o dani z přidané hodnoty, daňový řád a zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Vždy je tedy potřeba posoudit, který zákon dopadá na konkrétní dokument. Od toho se odvíjí potřebná doba archivace.
Přehled – výběr:
Podnikatel, který není dle zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“) účetní jednotkou (tj. neplátce DPH, vedoucí daňovou evidenci nebo uplatňující výdaje paušálem):
Typ dokumentu: Dokumenty potřebné k daňové kontrole
Doba archivace: 3 roky (možnost prodloužení lhůty o 10 let)
Dle zákona: § 92 (3), § 93 a § 148 daňového řádu
Účetní jednotka (podle ZoÚ):
Typ dokumentu: Účetní závěrky a výroční zprávy
Doba archivace: 10 let
Dle zákona: § 31 a §32 ZoÚ
Typ dokumentu: Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (daňové doklady aj.)
Doba archivace: 5 let
Dle zákona: § 31 a §32 ZoÚ
Podnikatelé (plátci DPH) i účetní jednotky:
Typ dokumentu: Doklady od osob povinných k dani z přidané hodnoty
Doba archivace: 10 let
Dle zákona: § 35 a § 35a zákona o DPH
Zaměstnavatelé:
Typ dokumentu: Stejnopisy evidenčních listů
Doba archivace: 3 roky
Dle zákona: § 35a (4) a § 37 (1) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Typ dokumentu: Seznam společníků a členů statutárního orgánu dozorčí rady společnosti za jednotlivé měsíce (před rokem 2014, od 1. 1. 2014 je tato povinnost zrušena) a přehled kalendářních měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti
Doba archivace: 6 let (3 roky po úhradě pojistného)
Dle zákona: § 35a (4) a § 37 (1) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Typ dokumentu: Mzdové listy (mzdové listy poživatelů starobního důchodu)
Doba archivace: 30 let (10let)
Dle zákona: § 35a (4) a § 37 (1) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Typ dokumentu: Údaje potřebné pro stanovení a odvod pojistného
Doba archivace: 10 let
Dle zákona: § 22c zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Typ dokumentu: Vnitřní předpis, kterým zaměstnavatel stanovuje práva z pracovněprávních vztahů výhodněji
Doba archivace: 10 let
Dle zákona: § 305 (4) zákoníku práce
Obchodní společnosti a družstva:
Typ dokumentu: – Zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku; Protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy, zprávy o auditu; Mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci společností, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek; Finanční dokumenty (účetní závěrky); Podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice)
Doba archivace: Dle vnitřní směrnice, resp. skartačního plánu, vždy se souhlasem příslušného státního oblastního archive
Dle zákona: § 3 (2), Příloha č. 1 o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů
Zdroj: portal.pohoda.cz/
podnikatel.cz/